Les grandes avancées technologiques ont permis de remplacer les documents papiers par des documents électroniques ; une pratique qui profite grandement à de nombreux domaines dont les fonctions ressources humaines d'une entreprise. La dématérialisation RH représente, en effet, un enjeu clé pour l'avenir d'une société tant au niveau financier que pratique.
Les avantages au niveau organisationnel
Le gain de temps se présente comme l'un des objectifs les plus appréciables de la dématérialisation. Celle-ci permet, en effet, de simplifier et de gagner du temps dans la recherche des informations étant donné que tous les renseignements RH de l'entreprise seront centralisés. Avec un contrat de travail dématérialisé, il est clair que tous les dossiers de la société bénéficieront d'une traçabilité encore plus optimisée. Cliquez ici pour en savoir plus sur les projets de digitalisation ou pour se lancer dans la dématérialisation des processus RH au sein de son entreprise. Par ailleurs, les logiciels RH assurant le remplacement du support papier en support électronique garantissent une meilleure sécurisation des échanges, de fiabilité et de conservation des données. Hormis l'harmonisation des processus, ils permettent également une analyse et une collecte de données plus simple. L'accessibilité comme l'automatisation des traitements des processus RH ne seront d'ailleurs qu'améliorées grâce à l'utilisation de ces logiciels avec workflows.
Les avantages au niveau financier
Avec l'avènement de la signature électronique et du bulletin de paie électronique, il est certain que la dématérialisation représente un excellent avantage économique pour une société. Les coûts comme les temps de traitement et de stockage des données sont sujets à d'importantes réductions grâce au logiciel RH. Ce qui se traduit notamment par l'optimisation de la productivité et de la gestion des ressources humaines de l'entreprise. Le support papier, bien que très utile et indispensable au quotidien, présente des inconvénients non négligeables comme le coût, surtout pour une société où le papier est utilisé en quantité incommensurable. En plus de réduire les dépenses dans ce type de fourniture, dématérialiser les documents en RH a l'avantage de simplifier les transmissions des informations entre ce service, les collaborateurs et les prestataires extérieurs (la CPAM, les organismes de prévoyance et de mutuelle, etc.) qui pourront obtenir les renseignements exacts au moment opportun.
Les avantages au niveau écologique
Force est de constater qu'avec l'emploi quasi-inexistant du support papier, la dématérialisation des documents RH joue un rôle important au niveau de l'environnement. Elle garantit la réduction de l'empreinte écologique tout en participant à la conservation des arbres. Par ailleurs, l'entreprise qui s'engage à dématérialiser la plupart ou la majorité de ses documents et remplace le papier par la gestion électronique de ses données se voit bénéficier du renforcement de sa marque employeur auprès de ses clients, de ses fournisseurs et de ses collaborateurs.