La dématérialisation des documents offre aux entreprises de nombreux avantages : gain d’espace, gain de temps, accessibilité des données sur n’importe quel support partout et à tout moment… Mais comment faire pour simplifier la gestion des documents ? Utilisez un logiciel GED. Mais qu'est-ce qu'on appelle gestion électronique de documents ou GED ?
GED, c’est quoi au juste ?
La gestion électronique de documents ou GED est également appelé EDM ou Electronic Document Management en anglais. C’est un outil informatique qui permet aux entreprises de mieux gérer leurs documents électroniques de toutes les catégories : textes, vidéo, images, audios, etc. Il peut donc analyser, traiter, dématérialiser, archiver… toutes sortes de dossier informatisé.
Pourquoi choisir la solution GED ?
De plus en plus d’entreprises essaient de se basculer vers les fichiers électroniques. Mais pourquoi choisir la GED ? Parce que les avantages de la gestion électronique des documents pour les entreprises sont multiples :
- la possibilité d’avoir accès à une information immédiate et aux documents simultanément à tout moment et à tout endroit
- le gain de temps considérable : pas de file d’attente pour la recherche, pas de classement
- la sécurité des données : il n’y a plus de risque que les données se perdent. L’accès est sécurisé et vous pouvez contrôler le droit d’accès
- la centralisation des données et le classement par fichier : toutes vos données se trouvent en un seul lieu
- le gain d’espace : vous libérez de l’espace dans vos locaux en éliminant les documents en papier
- la mise à jour est automatique, donc chacun a en possession des informations en temps réel
- l’efficacité au travail
- les coûts liés à la diffusion sont réduits
- le contrôle des versions : il est possible de récupérer les dossiers en cas de fausse manipulation
- et le suivi des documents : les utilisateurs peuvent suivre le document et connaitre les dernières modifications
Mais comment choisir son logiciel GED ?
Les acteurs du marché sont nombreux. Néanmoins, il convient d'opter pour un logiciel capable de répondre à vos attentes. Voici les critères les plus essentiels à prendre en compte pour faire le bon choix : une interface intuitive, un aspect collaboratif et une validation interne.
En outre, assurez-vous que la GED s’adapte également à votre processus, le but étant de fluidifier la gestion des documents au sein de votre société et de sécuriser le stockage. En tout cas, avant de vous engager, nous vous conseillons de demander un mode démo pour avoir un aperçu détaillé du logiciel.