La loi exige la dématérialisation de certains documents dans plusieurs domaines. Mais qu’est ce qu’on entend exactement par « dématérialisation » ? Et est-ce encore valable actuellement ? Et quels types de documents doit-on dématérialiser ? Enfin, quelle est la durée de conservation de ces archives numériques ?
La dématérialisation, c’est quoi au juste ?
À l’origine, un document est émis sur un format papier. La dématérialisation est le fait de remplacer ces supports d’informations matériels en format numérique à partir d’un système informatique ou SI. La dématérialisation est une solution économique qui permet en effet de gagner du temps et de faciliter le partage des informations. De plus, on peut stocker les données dans tous les supports afin de limiter les pertes et les vols.
Au sein des entreprises, la mise en place d’une dématérialisation est plus que nécessaire pour faire des économies de temps et d’argent. Les dirigeants peuvent par exemple dématérialiser les contrats de travail, les factures, les lettres d’embauche, les fiches d’évaluation, etc.
En combien de temps conserver les documents dématérialisés ?
La loi exige aux entreprises la conservation des documents commerciaux, comptables et civils pendant un délai bien déterminé pour pouvoir se protéger en cas de litige et pour échapper aux amendes en cas de contrôle, qu’ils soient en fichier numérique ou papier :
- les livres et registres comptables : 10 ans
- les pièces justificatives (factures, bon de livraison, bon de commande, etc.) : 10 ans
- les contrats conclus entre commerçants et non-commerçants : 5 ans
- les relevés de compte : 5 ans
- et les contrats d’achat et de vente d’immobilier : 10 ans
La dématérialisation : quels sont les domaines concernés ?
Cette nouvelle méthode d’archivage numérique devient obligatoire pour les entreprises dans de nombreux cas. Premièrement, la déclaration et paiement des impôts en ligne est obligatoire. Seuls les auto-entrepreneurs peuvent s’échapper à la règle. Exemple : les entreprises doivent déclarer la TVA en ligne. Les entreprises assujetties à la taxe sur les salaires sont aussi contraintes d’utiliser la voie numérique. On peut aussi citer les déclarations préalables à l’embauche qui se font également sur internet, pour ceux qui ont réalisé plus de 50 déclarations. D’ailleurs, depuis le 1er janvier 2014, tous les établissements qui ont versé plus de 20 000 euros de cotisations et contributions auprès de l’Urssaf doivent faire une télédéclaration. On peut aussi ajouter à cette liste de dématérialisation les bordereaux récapitulatifs de cotisations mensuelles et trimestrielles (BRC), les déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS), les tableaux récapitulatifs annuels (TR) et les volets sociaux du Titre emploi service entreprise (Tese).
Enfin, à compter du 1er janvier 2017, suivant l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014, la facture dématérialisée ou facture électronique est devenue indispensable pour toute firme qui compte plus de 5000 salariés et qui émet des factures vers l’État, les institutions territoriales ou les établissements publics. Toutefois, cette technique permet de réduire les coûts d’impression pour atteindre le zéro papier ou zéro archivage physique.
À partir du 1er janvier 2018, la dématérialisation des factures est obligatoire pour les sociétés employant entre 250 et 5000 salariés. Et les PME devront aussi procéder à la dématérialisation des factures jusqu’au 1er janvier 2020.
Remarque : L’entreprise doit respecter les règles fixées par les directives européennes et l’administration fiscale et la facture doit contenir les mentions légales.