L’entreprise émet et reçoit chaque jour de nombreuses paperasses qu’il faudrait archiver. Pour réduire le temps de classement et le besoin en espace de stockage, la dématérialisation, l’informatisation ou la numérisation est devenue une nécessité. De plus, cette technique offre tout un panel d'avantages aux utilisateurs…
Qu'est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation de documents est le fait de ne plus employer des supports en papier pour enregistrer les informations. À la place, on fait appel à la numérisation des données. En France, la dématérialisation est très encouragée par l’État. L’objectif ? Zéro papier, c'est-à-dire réduire au maximum l’utilisation du papier en optant pour des documents numériques.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Le plus important est le gain d’espace. Eh oui, vous n’aurez plus besoin de consacrer une pièce pour stocker les documents comptables, commerciaux et civils. Une clé USB ou un CD peut très bien faire l’affaire ! Sinon, vous pouvez enregistrer vos données en ligne.
Ensuite, la dématérialisation permet de gagner un précieux temps, donc de gagner en productivité. Pourquoi ? Parce que cette option va faciliter la gestion des documents. De plus, vous pourrez trouver rapidement les documents dont vous aurez besoin puisqu’ils sont accessibles à tout moment. Aussi, plus besoin de consacrer du temps faire des classements…
Par ailleurs, c’est une solution économique. Fini les coûts liés aux impressions et aux transports, à la logistique et à la location d’une salle d’archivage. Et les documents sont modifiables et consultables à distance.
Qui plus est, qui dit archivage numérique, dit moins de papier. Alors, elle contribue à l’optimisation de l’utilisation des ressources. C’est donc une solution écologique.
Enfin, la dématérialisation est une solution sécurisée, car les échanges de documents sont traçables. D’ailleurs, les solutions de gestion électronique des documents ou GED permettent de réduire les risques d’erreurs.
Existent-ils des revers ?
Bien sûr ! Malgré les nombreux avantages cités ci-dessus, il existe quelques inconvénients à la dématérialisation. D’abord, le risque de piratage, de perte de documents et de fraudes existe bel et bien. Pour y remédier, il suffit d’installer des logiciels de protection en limitant par exemple l’accès aux suppressions et aux modifications.
Remarque : La sauvegarde en ligne peut réduire les risques, car vous aurez accès à toutes vos données partout et à tout moment. Et même si vous perdez vos supports, vous pourrez accéder aux informations sur un autre support (tablette, Smartphone, etc.), via une connexion internet. Plusieurs prestataires proposent actuellement différentes formules d’hébergement des entreprises pouvant satisfaire toutes les attentes.
Pour terminer, la dématérialisation requiert un grand investissement autant pour l’achat que pour l’entretien. Effectivement, il faudrait acquérir des matériels informatiques très performants. Par exemple, le serveur peut vous coûter une fortune.