La dématérialisation n'est plus une tendance réservée aux jeunes entreprises. Elle est inéluctable et implique des enjeux importants. La transition numérique s'opère peu à peu dans les sociétés. Comment déployer une dématérialisation en entreprise ? Quels sont les avantages de cette opération ? Autant de questions qui méritent des réponses claires.
1. En quoi consiste une dématérialisation ?
La dématérialisation fait partie du processus de transformation digitale qui s'opère dans les entreprises. Appelée aussi digitalisation, cette opération consiste à remplacer les supports matériels par des fichiers informatiques. L'objectif de la dématérialisation consiste à obtenir une gestion totalement informatique de tous les process en entreprise. Elle réduit les procédures administratives. L'accès aux données devient plus facile, ce qui améliore l'organisation interne. Lorsqu'elle s'applique aux documents, la dématérialisation commence par la phase de numérisation. Ensuite, cela passe par l'indexation et l'archivage de ces documents. La dernière étape porte sur les versionnages et les certificats numériques. Dans le cas d'une facture par exemple, vous pouvez l'envoyer directement à un client avec une signature électronique. Cependant, dématérialiser ne concerne pas uniquement les documents. En effet, elle concerne l'organisation dans son ensemble.
2. Est-ce que la dématérialisation est obligatoire ?
Alors qu'Internet n'était qu'à ses débuts en 2000, la loi stipulait déjà qu'un document en format électronique a autant de valeur qu'un document en format papier. Cependant, la personne qui crée le document doit être clairement identifiée. Depuis 2017, les entreprises qui collaborent avec l'État français doivent présenter une facture dématérialisée. Par ailleurs, l'État soumet un format accessible sur le portail chorus pro. En 2020, l'État va encore plus loin. Le projet de loi Finance stipule que la facturation électronique est désormais obligatoire dans une transaction B2B à partir de 2026. Par ailleurs, à partir de 2024, les entreprises ne peuvent plus refuser une facture électronique. Au niveau européen, une généralisation de la facture électronique s'opère peu à peu.
3. Quels sont les domaines concernés par la dématérialisation ?
Dans l'imaginaire collectif, elle vise surtout à numériser tous les documents au sein d'une entreprise. Certes, cette opération commence à se généraliser. Ainsi, les clients peuvent recevoir leur facture par courrier électronique. De leur côté, les clients peuvent envoyer un bon de commande en format électronique. La dématérialisation concerne également les contrats commerciaux et financiers. Vos contrats peuvent désormais comporter une signature et un cachet électronique. Dans le domaine des ressources humaines, les salariés reçoivent désormais leur bulletin de salaire par e-mail.
La dématérialisation ne se limite plus aux documents. Elle s'étend aux échanges électroniques. Cela s'est accéléré durant la pandémie. Il est fini le temps où vous devez vous déplacer très loin pour rencontrer un client ou un fournisseur. Grâce à Internet, il est désormais possible d'organiser une réunion commerciale ou sociale avec le CSE en visioconférence. Les échanges par voie électronique deviennent courants.
Enfin, la dématérialisation concerne aussi le processus internet lié à vos activités. À titre d'exemple, dès qu'un commercial reçoit un bon de commande, il peut le mettre à exécution sur un logiciel. L'équipe de la production reçoit la commande et l'exécute. Lorsque la commande est prête, les équipes de la logistique procèdent à sa livraison. Tout ce process, le commercial peut avoir accès. Il peut donc tenir au courant son client de l'évolution de sa commande sans demander à l'équipe de la production ou de la livraison.
4. Comment mettre en place une démarche de dématérialisation ?
Il n'existe pas qu'un seul moyen de mettre en place une dématérialisation. Chaque solution adoptée permet à une entreprise d'amorcer la conversion de ses documents et de son process de production. Cela commence par la mise en place d'une politique de gestion électronique des documents. Cette politique vous permet d'identifier les moyens d'intégrer la dématérialisation et les moyens de récupération des documents. Un logiciel performant dispose de plusieurs fonctionnalités dont :
- La consultation des documents à tout moment et en même temps par les utilisateurs.
- La mise à jour des documents par les utilisateurs.
- L'accès aux fichiers.
- La sécurisation du stockage des fichiers.
5. Quels sont les avantages d'une dématérialisation pour votre entreprise ?
Les avantages d'une dématérialisation sont nombreux. D'abord, elle vous permet d'assurer un suivi des documents. Chaque document émis dans l'entreprise est traçable, ce qui réduit les risques de perte des documents. Par ailleurs, l'automatisation de plusieurs tâches réduit les erreurs. En effet, lorsque vous rédigez une facture sur une feuille de calcul ou établissez le salaire de vos salariés, vous n'êtes pas à l'abri des erreurs.
La dématérialisation génère un gain de temps considérable. En effet, la saisie manuelle de données peut être chronophage. De même, vous devez employer un archiviste pour rechercher des documents à tout moment. Grâce à ce procédé, nul besoin d'une personne allouée à la tâche d'archiviste. Votre équipe peut se concentrer sur des missions plus importantes et augmenter sa productivité.
Les archives papier demandent un espace considérable. Certaines entreprises vont même jusqu'à louer un box de stockage. La dématérialisation réduit considérablement le volume de vos archives. En cas de sinistre ou d'incendie, vos données ne sont pas compromises. De plus, une dématérialisation réduit votre budget en consommables comme les papiers et l'encre pour votre imprimante. Par ailleurs, l'existence des signatures numériques réduit les risques de fraudes.